Teknologi kolaborasi berkembang untuk masa depan pasca-COVID

Meskipun banyak organisasi sudah dalam proses merencanakan atau menerapkan strategi transformasi digital ketika COVID-19 melanda, pandemi mendorong perusahaan-perusahaan tersebut untuk mempercepat upaya mereka. Karena bekerja dari rumah menjadi aturan, tidak terkecuali, perusahaan bergegas menerapkan alat kolaborasi sehingga karyawan dapat bekerja bersama dan tetap produktif dari lokasi yang berbeda.

Sekarang, dengan pekerjaan kembali ke kantor dan hybrid meningkat, perusahaan perlu mempertimbangkan seperti apa kolaborasi itu nantinya di dunia “pasca-pandemi”.

Di tempat kerja hybrid, organisasi mencoba mencari keseimbangan yang tepat antara memberikan fleksibilitas yang dibutuhkan karyawan jarak jauh untuk menjadi produktif dan memastikan teknologi juga memenuhi kebutuhan pekerja di kantor, kata Megha Kumar, wakil presiden riset, perangkat lunak dan cloud pelayanan di IDC. “Jadi ketika berbicara tentang alat kolaborasi, organisasi menyadari bahwa mereka perlu menerapkan kebijakan dalam hal bagaimana karyawan akan terlibat satu sama lain secara efektif,” katanya.

Perusahaan harus memastikan bahwa di mana pun karyawan berada atau perangkat apa yang mereka gunakan, mereka memiliki akses ke informasi yang tepat pada waktu yang tepat, kata Kumar. Dan vendor alat kolaborasi mencoba memperluas dan meningkatkan kemampuan produk mereka untuk memenuhi kebutuhan organisasi ini. Vendor ini harus memastikan bahwa karyawan pelanggan mereka dapat memiliki pengalaman yang sama menggunakan alat kolaborasi mereka di perangkat apa pun, katanya.

Kerja hibrid + kolaborasi = ketegangan

Ada ketegangan seputar kolaborasi terkait pekerjaan hybrid, kata Adam Preset, wakil presiden analis untuk teknologi pengalaman karyawan di Gartner. Apa yang telah dipelajari oleh organisasi adalah bahwa teknologi yang berfungsi saat orang-orang sepenuhnya berada jauh perlu dimodifikasi atau diubah saat sebagian pekerja berada di kantor dan sebagian lagi bekerja di luar kantor.

Rapat hybrid adalah contoh yang bagus. Platform konferensi video seperti Zoom, WebEx, dan Microsoft Teams bekerja dengan baik jika semua orang berada jauh dan semua orang muncul dalam persegi panjang ukuran yang sama di layar — ini menempatkan semua orang pada pijakan yang sama. Perusahaan telah mengembangkan praktik dan etiket terbaik untuk memastikan bahwa setiap orang dapat berpartisipasi, seperti mendorong orang untuk memasukkan ide baru melalui fungsi obrolan, kata Preset.

Tetapi begitu rapat jarak jauh itu menjadi rapat hibrid, organisasi kembali ke dinamika pra-pandemi, kecuali sekarang hanya sedikit pekerja yang berada di ruang rapat, sementara lebih banyak lagi yang bekerja dari jarak jauh, katanya.

“Tuan rumah yang mungkin menjalankan rapat di kantor membutuhkan teknologi yang memungkinkan mereka melihat semua orang yang jauh dari jarak sedekat mungkin. [possible], ”kata Preset. Tuan rumah rapat di kantor juga harus dapat melihat konten dan orang-orang yang berpartisipasi, mendengar semua orang, dan melihat sinyal digital lain yang ditransmisikan oleh orang-orang jarak jauh, katanya.

“Itu mungkin berarti jika mereka mengangkat tangan, apakah mereka menggunakan alat angkat tangan?” kata Preset. “Jika seseorang mengetik sesuatu dalam obrolan, apakah ada cara bagi penyelenggara rapat di ruangan untuk melihatnya di layar lebar atau untuk mendapatkan sedikit pemberitahuan bahwa ada percakapan yang terjadi di samping selama rapat? Dan seterusnya.”

Fitur baru dalam perangkat lunak rapat video dapat membantu membuat pengalaman rapat terasa lebih setara untuk semua. Galeri Cerdas Zoommisalnya, menggunakan kecerdasan buatan untuk membuat feed individual dari setiap peserta di ruang rapat sehingga peserta jarak jauh dapat melihat gerakan dan ekspresi wajah mereka dengan lebih jelas.

Dan perangkat keras ruang rapat saat ini, seperti Kamera Pertemuan Logitechmenawarkan fitur ramah hibrid seperti kemampuan untuk secara otomatis menemukan dan membingkai setiap peserta dalam ruangan, penyesuaian tingkat suara untuk suara yang lebih keras dan lembut, dan peningkatan lainnya untuk menciptakan pengalaman yang lebih baik bagi peserta jarak jauh.

Jenis modifikasi teknologi rapat ini diperlukan agar pekerjaan hybrid berhasil dalam jangka panjang.

Alat baru untuk waktu baru

Organisasi juga perlu menerapkan teknologi yang memungkinkan kolaborasi dengan pekerja “tanpa meja” atau “garis depan” seperti teknisi di lapangan, pengemudi truk, pekerja gudang, karyawan retail, dan staf medis sehingga mereka merasa terhubung, kata Josh Bersin, pendiri dan CEO dari The Josh Bersin Company, sebuah perusahaan konsultan sumber daya manusia.

Pekerja tanpa meja sering terputus dari intranet perusahaan, serta panggilan konferensi dan sesi pelatihan yang membantu anggota tim tetap terhubung. Pekerja tersebut mungkin tidak memiliki waktu untuk menghadiri rapat atau mungkin tidak dapat mengganggu pekerjaan mereka untuk menemukan komputer desktop yang menjalankan perangkat lunak kolaborasi terbaru. Sebaliknya, mereka biasanya menggunakan perangkat dan aplikasi seluler mereka sendiri, yang tidak terlalu aman, untuk tetap terhubung.

Konsekuensinya, bisnis perlu berfokus pada peningkatan kemampuan karyawan tanpa meja untuk berkolaborasi dengan rekan kerja di mana pun mereka berada. Salah satu cara perusahaan dapat melakukannya adalah dengan menerapkan aplikasi tanpa meja, kata Bersin.

“Perusahaan Kamu mungkin tidak ingin telepon pribadi Kamu menjadi sistem pendidikan Kamu karena tidak terlalu aman,” kata Bersin. “Tapi ada [secure] aplikasi sekarang, seperti WorkJam, yang dirancang untuk komunikasi end-to-end dengan orang yang tidak memiliki komputer. Dan vendor besar mencoba mencari cara untuk membangun [out those applications] demikian juga.” Microsoft, misalnya, telah menambahkan serangkaian fitur yang ditujukan untuk pekerja garis depan ke aplikasi seluler Teams selama beberapa tahun terakhir.

Ingin meningkatkan keterlibatan di antara semua jenis karyawan, vendor juga baru saja meluncurkan aplikasi sosial tempat kerja baru dalam platform pengalaman karyawan Microsoft Viva yang disebut Hidup Terlibat, semacam jejaring sosial untuk perusahaan, kata Bersin. Aplikasi ini tersedia sebagai add-on untuk Microsoft Teams, yang diposisikan oleh perusahaan sebagai pusat kolaborasi dan komunikasi.

Viva Engage, yang dibangun di atas fondasi Yammer, alat jejaring sosial Microsoft sebelumnya, memungkinkan pekerja di seluruh organisasi untuk terhubung satu sama lain serta dengan pemimpin perusahaan “untuk menemukan jawaban atas pertanyaan, berbagi kisah unik mereka, dan menemukan rasa memiliki di bekerja,” menurut Microsoft. Tujuan Viva Engage adalah membantu karyawan merasa lebih terlibat dalam tempat kerja hybrid.

Alat lain yang muncul untuk meningkatkan komunitas di antara pekerja di lokasi berbeda termasuk aplikasi pendingin air virtual, platform pembelajaran online, dan alat perpesanan video asinkron. Dan beberapa vendor teknologi terkemuka termasuk Cisco, Meta, dan Microsoft sedang menjajaki penggunaan lingkungan virtual untuk rapat dan acara lainnya.

“Saya baru saja berbicara dengan tim produk di Microsoft, dan rencana mereka sangat mengesankan,” kata Bersin. “Microsoft Mesh for Teams, yang akan keluar pertengahan tahun depan, akan memungkinkan Kamu mengganti keberadaan video Kamu dengan avatar, membuat ruang virtual, dan menerapkan ruang 3D di Teams. Bayangkan pameran dagang, konferensi pembelajaran, atau pengalaman orientasi dalam 3D, semuanya berdasarkan Teams. Saya harus yakin akan ada tsunami yang menarik dalam teknologi ini.”