Saat pekerja garis depan mengincar jalan keluar, alat digital dapat membantu retensi staf

Terlepas dari kekhawatiran baru-baru ini tentang resesi yang akan datang, banyak bisnis masih berjuang untuk mengelola kekurangan staf yang akut — terutama yang mendukung tenaga kerja garis depan yang substansial di industri ritel, perhotelan, dan transportasi. Jadi retensi karyawan telah menjadi prioritas utama.

Meskipun pekerja berganti pekerjaan karena berbagai alasan — gaji yang lebih tinggi, peluang karier yang lebih baik, fleksibilitas tempat kerja yang lebih besar — ​​perusahaan menemukan bahwa mereka memiliki kesempatan yang lebih baik untuk mempertahankan pekerja garis depan yang berharga dengan alat digital.

“Teknologi tidak hanya dapat membantu memberikan suara kepada pekerja garis depan, tetapi juga dapat membantu mereka merasa lebih dihargai, lebih menjadi bagian dari tim, dan lebih efektif,” kata Angela Ashenden, analis utama di CCS Insight. “Keterlibatan ini dapat mengurangi pergantian staf dan menumbuhkan komunitas serta budaya perusahaan yang dapat dikenali dan menarik.”

Lebih dari sepertiga (37%) pekerja tanpa meja sedang mempertimbangkan untuk meninggalkan pekerjaan mereka dalam enam bulan ke depan, menurut Boston Consulting Group’s Survei bulan Juli terhadap 7.000 karyawan di tujuh negara dan berbagai sektor.

“Orang-orang khawatir tentang resesi, tetapi ada banyak pekerjaan terbuka yang harus diisi. Dan bahkan jika Kamu mulai memotong beberapa pekerjaan, Kamu tetap menginginkannya [to retain] pekerja terbaik, jadi angka 37% ini cukup meresahkan,” kata Debbie Lovich, direktur pengelola dan mitra senior di Boston Consulting Group.

Alasan utama mempertimbangkan untuk keluar adalah kurangnya peningkatan karir (41%), dengan masalah gaji di urutan kedua (30%). Alasan lain termasuk fleksibilitas jam kerja dan lokasi (28%), keseimbangan kehidupan kerja (22%), dan kurangnya kenikmatan dalam peran mereka saat ini (15%).

Ada cara teknologi tempat kerja dapat membantu mengatasi sebagian besar masalah tersebut, kata Lovich. Pengenalan pasar shift dapat memberikan fleksibilitas yang lebih besar, misalnya, atau micro-leaning dapat digunakan untuk meningkatkan keterampilan pekerja dan membantu memajukan karier mereka. Alat pengenalan karyawan juga dapat digunakan untuk menyoroti dan menghargai kinerja karyawan yang kuat.

Lebih banyak opsi teknologi untuk pekerja garis depan

Kisaran produk perangkat lunak yang ditujukan untuk mendukung pekerja garis depan telah berkembang dalam beberapa tahun terakhir. Microsoft Teams dan Meta’s Workplace, keduanya dirancang khusus untuk digunakan oleh pekerja kantoran, telah disesuaikan dengan alur kerja pekerja garis depan, misalnya. Dan banyak vendor kecil yang memenuhi kebutuhan komunikasi staf tanpa meja, termasuk StaffBase, Beekeeper, Yoobic, dan WorkJam, telah bermunculan.

Kemampuan berkisar dari perpesanan instan langsung hingga manajemen tugas, pembelajaran, dan fitur intranet yang meningkatkan aliran informasi dan menciptakan hubungan yang lebih kuat antara kantor pusat dan pekerja garis depan.

Ada juga berbagai alat SDM dan manajemen kerja yang berupaya meningkatkan manajemen staf garis depan, termasuk penjadwalan shift, onboarding, dan alat penggajian. “Aplikasi SDM juga merupakan peluang besar bagi pekerja garis depan, baik untuk aktivitas transaksional seperti memesan cuti, atau untuk mendapatkan akses peluang kerja di seluruh bisnis, atau bahkan akses ke tunjangan karyawan seperti diskon,” kata Ashenden.

Untuk mengakses aplikasi ini, pekerja tanpa meja umumnya membutuhkan smartphone atau perangkat seluler lainnya, dan perusahaan lebih cenderung menawarkan alat tersebut, terutama setelah pandemi COVID-19.

Sebuah survei IDC menemukan bahwa 42% pekerja non-kantor di AS sepenuhnya bergantung pada perangkat seluler, yang berarti mereka tidak dapat melakukan pekerjaan mereka secara fisik tanpa bantuan perangkat seluler.

“Pekerjaan garis depan seringkali bersifat manual dan/atau berhadapan langsung dengan pelanggan, jadi kasus penggunaan seluler awal untuk garis depan tampaknya bukan prioritas utama,” ujar Bryan Bassett, manajer riset IDC yang mencakup mobilitas perusahaan. “Itu pasti berubah dalam dua tahun terakhir, karena bisnis telah belajar bahwa memobilisasi pekerja garis depan membantu membuat mereka lebih efektif dan produktif.”

Proses manual dan alat yang tidak sesuai

Pekerja tanpa meja merupakan mayoritas tenaga kerja global (firma analis Gartner memperkirakan ada 2,7 miliar pekerja garis depan — lebih dari dua kali jumlah pekerja berbasis meja), tetapi mereka sering diabaikan dalam hal investasi TI dibandingkan dengan berbasis kantor staf.

Itu sangat kontras dengan proliferasi alat produktivitas di kalangan pekerja kantoran. “Ini mulai berubah, tapi masih jauh di belakang, dan saya pikir ini adalah gejala pekerja tanpa meja yang diabaikan di setiap area,” Lovich. “Teknologi ketinggalan untuk populasi ini karena semuanya ketinggalan untuk populasi ini.”

Pekerja tanpa meja lebih cenderung mengandalkan sebagian besar proses berbasis kertas (15%) dibandingkan dengan pekerja berbasis meja (5%), menurut survei Skedulo terhadap 500 pekerja tanpa meja dan 500 pekerja berbasis meja di AS. Kebalikannya juga benar: pekerja berbasis meja lebih cenderung bergantung pada proses digital (75%) untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, dibandingkan dengan rekan mereka yang tidak bekerja (54%).

“Karyawan ingin ditantang dalam pekerjaan mereka, tidak memasukkan informasi secara manual yang tidak hanya menghabiskan banyak waktu tetapi menghilangkan pekerjaan yang sebenarnya ingin mereka lakukan,” kata Matt Fairhurst, CEO Skedulo, yang menjual penjadwalan dan perangkat lunak produktivitas untuk mengoordinasikan tugas pekerja lapangan. Dia mengatakan akses ke alat digital dapat membantu retensi karyawan karena mereka dibebaskan untuk fokus pada “kebutuhan dan keinginan lain di tempat kerja.

“Jika alat ini tidak dapat diakses, mereka akan mencari perusahaan lain yang menggunakannya,” kata Fairhurst. “Jika ada cara yang lebih mudah untuk melakukan suatu pekerjaan, mengapa tidak melakukannya? Membuat segalanya lebih sulit dengan tidak memodernisasi hanya akan memperburuk retensi.

Sangat penting untuk memenuhi ekspektasi karyawan yang sudah terbiasa dengan alat digital modern, kata Fabrice Haiat, CEO Yoobic, platform tempat kerja digital yang ditujukan untuk staf ritel dan restoran. “Kebanyakan tenaga kerja di retail adalah generasi milenial. Mereka tidak mau membaca dokumen di belakang toko dan mengisi kertas; ini bukan bagaimana orang ingin merasakan pekerjaannya, jadi Kamu perlu membawa alat baru jika ingin mempertahankannya, ”katanya.

Memenuhi kebutuhan peran garis depan yang berbeda

Agar teknologi memiliki efek, menggunakan alat yang tepat untuk pekerjaan itu sangat penting.

Banyak bisnis mengandalkan alat digital yang tidak sesuai untuk tujuan tersebut, kata Haiat. “Saat kami memulai sebuah proyek, 80% dari waktu mereka memulai dari awal atau mereka menggunakan WhatsApp, Excel, dan SharePoint,” ujarnya. “Jika Kamu memiliki 1.000 toko dengan 20.000 karyawan dan Kamu mencoba memilikinya di WhatsApp, itu akan langsung berantakan, bahkan tidak mempertimbangkan risiko bisnis.”

Akan tetapi, memenuhi kebutuhan semua pekerja bisa jadi lebih rumit daripada kedengarannya, karena perbedaan dalam alur kerja dari pekerjaan garis depan yang berbeda. “Bidangnya sangat beragam: supir truk, pekerja pabrik, pekerja restoran, pemetik gudang, pekerja rumah sakit,” kata Lovich. “Trik dengan teknologi ini adalah bagaimana Kamu menyesuaikannya dengan alur kerja?”

Ini adalah masalah yang diakui Haiat, dan telah menginformasikan pendekatan Yoobic untuk pelatihan karyawan, menggabungkan pembelajaran ke dalam aplikasi komunikasi dan manajemen tugasnya. “Itu harus menjadi bagian dari perjalanan karyawan,” katanya. “Kamu tidak akan pernah membuat karyawan garis depan duduk di depan komputer selama dua jam dan menjalani pelatihan panjang, dll. Mereka belajar sambil melakukan, jadi Kamu memerlukan cuplikan konten dalam alur kerja.”

Ada beberapa kesamaan penting di semua peran pekerjaan, baik di garis depan maupun di kantor; setiap karyawan dapat memperoleh manfaat dari rasa koneksi yang lebih baik dengan seluruh organisasi mereka, misalnya.

“Kuncinya adalah mulai mendobrak batasan antara pekerja kantoran dan pekerja garis depan, memungkinkan dialog dan komunitas menjangkau seluruh bisnis,” kata Ashenden. “Sementara pekerja garis depan mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda untuk alat operasional, ada kebutuhan seragam untuk komunikasi terlepas dari jenis pekerjanya.”